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Einen offiziellen Brief schreiben - Inhalt und Tipps

Der Brief ist eine schriftliche Mitteilung an einen bestimmten Empfänger, den wir in unseren Briefen persönlich ansprechen.

Gut zu wissen

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Den Verfasser des Briefes nennen wir Absender. Der Empfänger oder Adressat ist derjenige, an den der Brief gerichtet ist.

Die Anlässe für einen Brief sind sehr unterschiedlich: Eine Bewerbung, ein Schreiben an eine Firma oder Behörde, die Kommunikation mit einer Freundin oder einem Freund und vieles mehr. Wichtig ist es daher, dass man sich vor dem Schreiben eines Briefes darüber Gedanken macht, wer der Empfänger des Briefes ist, denn danach richtet sich die Art des Briefes, dessen Aufbau, Inhalt und Sprache.

Merke

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Wir unterscheiden zwischen dem persönlichen Brief und dem offiziellen Brief bzw. Geschäftsbrief.

Briefe gut und richtig schreiben

Was sind die wesentlichen Dinge, die einen guten und richtigen Brief ausmachen? Im Folgenden erfährst du mehr dazu! Zunächst einmal erklären wir dir die wichtigsten Bausteine, die ein offizieller Brief enthalten sollte. 

Der Briefkopf

Der Blick eines Lesers wird vermutlich zunächst auf den Briefkopf fallen, denn er befindet sich ganz oben auf einem Brief. In einen Briefkopf gehören: Absender, Empfängeradresse, Ort und Datum.

Die eigene Anschrift - Absender

Meist oben links stehen Name und Adresse des Absenders, also die eigene Anschrift. Oft ist es auch sinnvoll, eine Telefonnummer mit anzugeben sowie die E-Mailadresse.

Gut zu wissen

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Traditionell steht die eigene Anschrift oben links. Mittlerweile ist es aber auch erlaubt, dass sie rechts oder mittig steht.

Die Empfängeradresse

Die Empfängeradresse beinhaltet den Namen des Empfängers, die Straße und die Hausnummer sowie die Postleitzahl und den Ort. Es kann vorkommen, dass der Brief an eine Behörde gerichtet ist. Dann steht anstelle des Empfängernamens der Name der Behörde und darunter die konkrete Dienststelle.

Ort und Datum

In einer eigenen Zeile rechts und mit einer Leerzeile Abstand unter dem Adressfeld stehen Datum und Ort der Verfassung des Briefes.

Beispiel

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Köln, 5. September 2011

In unserem Beispiel siehst du, wie die Ort- und Datumsangabe meistens aussieht. Ort und Datum werden durch ein Komma getrennt.

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Früher schrieb man den Briefkopf häufig noch so: Köln, den 5. September 2011. Du siehst, dass vor der Datumsangabe noch der Artikel den steht. Dieser Artikel wird heute nicht mehr geschrieben.

Der Betreff

Der Betreff ist eine Art Überschrift für den Brief, in dem in wenigen Stichworten erklärt wird, worum es in dem Brief geht. Das Wort Betreff oder Betr. wird in Briefen heute nicht mehr geschrieben, sondern man beginnt sofort mit den Stichworten.

Die korrekte Anrede

Weiß man, wer den Brief genau bearbeitet und lesen wird, dann sprechen wir den Adressaten mit seinem Namen an. Schreiben wir an eine Firma, einen Verein oder Ähnliches, kann es sein, dass wir nicht genau wissen, wer den Brief letztendlich lesen wird. Wir verwenden in diesem Fall eine neutrale Anrede. 

Beispiel

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Sehr geehrte Frau Mustermann,...

Sehr geehrte Damen und Herren,...

Bei der Zeichensetzung nach der Anrede musst du Folgendes beachten: 

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Nach der Anrede in Briefen kann ein Ausrufezeichen oder ein Komma stehen. Nach dem Ausrufezeichen schreiben wir groß und nach dem Komma schreiben wir klein weiter. Die Anrede trennt man durch eine Leerzeile ab.

Zur Verdeutlichung geben wir dir noch ein Beispiel. Vor allem in förmlichen Briefen ist es üblich, nach der Anrede ein Komma zu schreiben.

Beispiel

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Sehr geehrte Frau Mustermann,

vielen Dank für Ihre schnelle Antwort.

Eine Person, die wir nicht näher kennen und siezen, sprechen wir mit dem Höflichkeitspronomen Sie an. Dieses müssen wir in allen Formen (Ihr, Ihnen, Ihre usw.) groß schreiben. Merke dir also:

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Fremde Personen: Sie (Ihr, Ihnen, Ihre)

Der Brieftext - Inhalt

Achte in deinem Brief auf einen klaren und gegliederten Aufbau. Wenn du deinen Brieftext in Informationsabschnitte einteilst, hilft das dir und dem Leser sehr. Befolge die übliche Reihenfolge beim Verfassen eines Textes: Einleitung, Hauptteil und Schluss.

Methode

Methode

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Teile den Brieftext in Informationsabschnitte ein.

Halte dir beim Schreiben immer vor Augen, an wen du den Brief schreibst und zu welchem Zweck, denn danach richtet sich der Stil und die Sprache deiner Sätze. Überlege, was den Leser interessieren könnte und was wichtig für ihn ist. Es ist oft durchaus sinnvoll, den Leser direkt anzusprechen und ihm je nachdem auch Fragen zu stellen. Generell gilt aber, dass dir beim Inhalt freie Hand gelassen wird, solange du die gerade genannten Punkte nicht aus dem Blick verlierst. Zum Schluss könntest du Anreize einbauen, die den Leser dazu motivieren, dir zurück zu schreiben. Natürlich müssen die Sätze fehlerfrei sein. Bevor du einen wichtigen Brief abschickst, solltest du ihn jemandem zum Lesen geben, damit Fehler vermieden werden.

Der Briefschluss - Grußformel

Wir beenden einen Brief mit einer Grußformel, die genau wie bei der Anrede je nach Empfänger variiert. Bei einem Empfänger, den wir nicht gut kennen, müssen wir eine höflichere Grußformel verwenden. Die Grußformel kann auch im Schlusssatz enthalten sein. Am Ende der Grußformel steht kein Punkt, Komma oder sonstiges Satzzeichen. Die Unterschrift folgt in einer neuen Zeile unmittelbar auf die Grußformel.

Methode

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Mit freundlichen Grüßen...

Mit freundlichem Gruß...

Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen...

Unterschrift

Der Brief sollte eigenhändig unterschrieben werden. 

Anlagen

Fügen wir dem Brief Unterlagen oder Schriftstücke bei, müssen wir dies in den Anlagen aufführen. Diese Anlagen kann man dann unter der Unterschrift einzeln auflisten.

Jetzt hast du schon einiges über das Schreiben eines Briefes gelernt. Bedenke, dass die Briefe je nach Anlass und Empfänger stark variieren können und dann kann eigentlich garnichts mehr schief gehen. Wie der Aufbau eines offiziellen Briefs genau aussehen muss, wie das Layout aussieht, welche Seitenränder und Leerzeilen allgemein festgelegt sind, kannst du gerne nochmal bei uns nachlesen. In unseren Übungen kannst du dein Wissen noch einmal vertiefen. Dabei wünschen wir dir viel Spaß und Erfolg!

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