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Eine E-Mail auf Englisch schreiben: Besonderheiten

In diesem Text erfährst du, wie du eine E-Mail auf Englisch korrekt verfasst und was du dabei beachten musst. 

Betreffzeile einer E-Mail

In einer E-Mail gibt es immer eine Betreffzeile, die nicht leer bleiben sollte. Vor allem bei geschäftlichen E-Mails ist das zu beachten. Falls du bisher mit E-Mails noch nicht sehr vertraut bist, weißt du vielleicht gar nichts damit anzufangen. Manche E-Mail- Empfänger müssen etliche E-Mails am Tag abarbeiten. Die Betreffzeile (engl. subjectline) soll dazu dienen, den Zusammenhang der E-Mail schnell einordnen zu können. Falls die E-Mail nicht sofort beantwortet wird, sind später - in der Übersichtsansicht des E-Mail-Programms - nur noch der Absender und die Betreffzeile zu sehen, aus der dann aber der ganze Vorgang oder der Anlass wieder erinnerbar sein sollte. Es sollten in jedem Fall sehr aussagekräftige Angaben in der Betreffzeile gemacht werden.  Achte darauf, dass du kurze, stichwortartige Sätze verwendest, die den Inhalt der E-Mail treffend wiedergeben. Es werden keine grammatikalisch vollständigen Sätze erwartet. Unterschiedliche Themen können mittels eines Kommas getrennt werden.

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Betreffzeile einer E-Mail

  • sehr wichtig (zur Einordnung der E-Mail beim Empfänger)
  • sollte aussagekräftig sein
  • sollte kurz gehalten sein.
  • "RE:" steht in der Betreffzeile (subjectline) für REGARDING (dt. bezüglich) was bei einer Antwort über den REPLY-Button (Antwort-Button) automatisch von dem E-Mail-Programm in die Betreffzeile gesetzt wird.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie die Betreffzeile einer E-Mail aussehen kann:

Beispiel

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  • Delivery date of Samsung mobile phone (Zustellungsdatum des Samsung Handys)
  • Our telephone conversation last week (Unser Telefonat letzte Woche)
  • Reservation for your hotel in April (Buchung für Ihr Hotel im April) 
  • Confirmation of the appointment next week (Bestätigung des Termins nächste Woche) 

Außerdem wollen wir dir die wichtigsten Abkürzungen vorstellen, die du in der Betreffzeile verwenden kannst:

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  • FYI bedeutet: FOR YOUR INFORMATION/INTEREST und heißt „zu Ihrer Information“. Damit macht man gleichzeitig deutlich, dass man auf diese E-Mail keine Antwort erwartet.

  • URGENT steht für „eilt/dringend“, und soll bewirken, dass diese E-Mail bevorzugt bearbeitet wird. Der Ausdruck sollte in der professionellen Kommunikation nur in wirklich eiligen Fällen verwendet werden

  • REQ steht für „REQUEST“ (for), also eine „Anfrage/Bitte

Weitere Besonderheiten einer englischen E-Mail

Du solltest bedenken, dass manche Sonderzeichen nur auf deutschen Tastaturen verfügbar sind wie z. B. Umlaute(ä, ö, ü) oder der Buchstabe ß. Stattdessen solltest du also eventuell lieber ae, oe, ue und ss verwenden, falls du in deiner englischen E-Mail ein deutsches Wort mit einem dieser Buchstaben einfügen möchtest, wie z. B. einen Eigennamen. Wenn du dich auf eine vorherige E-Mail beziehst, kannst du gerne den Text zitieren, auf den du dich beziehst. Dieses Zitat sollte allerdings nicht zu lang ausfallen. Wenn auf eine E-Mail geantwortet wird, wird häufig die ganze E-Mail mit zitiert. Dauert die E-Mail Korrespondenz länger an, wird der Inhalt der gesamten E-Mail also sehr unübersichtlich. Daher sollte am besten nur das zitiert werden, was wichtig ist. Da der Empfänger wahrscheinlich eine hohe Anzahl von E-Mails bearbeiten muss, sollte man in den ersten drei Sätzen schnell auf den Punkt kommen. Häufig überfliegen Empfänger eine E-Mail erst einmal oder lesen sich nur den Anfang durch. Daher sollte das Wichtigste immer am Anfang stehen. Wird zuviel Unwichtiges am Anfang genannt, kann es sein, dass die E-Mail nicht ernstgenommen und nicht beachtet wird. Daher sagt man in den ersten drei Sätzen am besten, wer man ist, woher der Kontakt kommt, was das Anliegen ist und warum dieses Anliegen für den Adressaten von Bedeutung ist.

Hier haben wir dir ein paar Beispiele für Anfangsformulierungen zusammengestellt:

Beispiel

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  • You may remember that we met at the Students Fair and discussed ... (Sie dürften sich daran erinnern, dass wir uns auf der Studentenmesse getroffen haben und über ... diskutiert haben.)
  • This is to notify you ... (Dies soll sie über ... informieren.) 
  • I am planning to ... (Ich plane ...)
  • I have booked a flight to Dublin and the flight was cancelled ... (Ich habe einen Flug nach Dublin gebucht und der Flug wurde storniert.)
  • My children really enjoyed our stay at your hotel, but unfortunately ... (Meine Kinder haben den Aufenthalt in Ihrem Hotel wirklich genossen, aber leider ...) 

Anrede und Schlussformel einer englischen E-Mail

Folgende Anreden kannst du in einer E-Mail benutzen:

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Anrede in einer E-Mail

  • Dear Sir or Madam (Sehr geehrte Damen und Herren) - wenn der Empfänger unbekannt ist
  • Dear Ms/Mr ... (Sehr geehrte/r ...) - wenn der Name des Empfängers bekannt ist.
  • Dear + Vorname (z. B. Dear John - Lieber John) - wenn der Empfänger ein Freund/sehr guter Bekannter ist

Nach der Anrede folgt ein Komma und in der nächsten Zeile wird groß weitergeschrieben. Bei der Schlussformel gibt es viele verschiedene Möglichkeiten. Dabei musst du beachten, ob die E-Mail sehr formell oder weniger formell ist:

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Schlussformel in einer E-Mail

  • Handelt es sich eher um ein geschäftliches Anliegen, solltest du die formellen Schlussformeln Yours sincerely, Yours faithfully oder Sincerely yours verwenden, welche alle Mit freundlichen Grüßen bedeuten.
  • Bei einer privaten E-Mail kannst du Best regards/Best Wishes (Beste Grüße), All the Best  (Alles Gute) oder Yours (Ihr/Ihre) verwenden.

Nach der Schlussformel kommt ein Komma und in der nächsten Zeile dein Name.

Du hast nun eine Menge über das Verfassen einer englischen E-Mail gelernt. Mit unseren Übungen kannst du überprüfen, wieviel du schon gelernt und verstanden hast. Dabei wünschen wir dir viel Spaß und Erfolg!

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